הסיפור לקוח הבא הוא סיפור של לקוח מיוחד ואהוב במינו, והסיבה לכך היא…. שבמקרה הזה אנחנו הלקוח של עצמינו :)
למי שלא יודע אז עוד לפני שהשקנו את פלטפורמת השיווק Smoove היינו למעשה חברת A.T.P Logic, והתמחינו בבניית אתרים, שירותי תשתיות, ושירותי מיקור חוץ.
מכיוון שאנחנו מאמינים שדוגמה אישית היא דרך מוצלחת במיוחד לעורר השראה, החלטנו לשתף אתכם בסיפור הצלחה אישי שלנו, ועבורינו.
איך עזרנו לעצמינו ובגדול! כשמנהלת המשרד שלנו העלתה צורך לייעל תהליך פנים ארגוני, של חידוש דומיינים עבור לקוחותינו, כל אחד במועד הרלוונטי לו - נענינו לאתגר המעניין ובאופן טבעי פתרנו אותו באמצעות יצירת תהליך אוטומטי בSmoove .
הרי הוא לפניכם:
רקע:
חברת ATP-LOGIC (אתרים פלוס) הינה חברת בניית אתרים מהמובילות, הותיקות והמבוססות בישראל. והיא בעצם חברה שנמצאת בבעלותנו המלאה. אחד השירותים שהחברה מספקת הוא רכישת דומיין. כפי שכולנו יודעים - על מנת שעסק או חברה כלשהי יבטיחו לעצמם את הדומיין של האתר שלהם - עליהם לחדש את דמי המנוי בכל שנה.
האתגר:
עד לפני יצירת התהליך ב Smoove מנהלת המשרד המקסימה שלנו עברה בכל שבוע על רשימות הלקוחות שתוקף הדומיין שלהם מסתיים, יצרה עימם קשר טלפוני, וקיבלה מהם אישור לחדש את הדומיין. (כידוע - דומיין שלא מחודש בזמן, משתחרר למכירה וניתן להפסיד אותו לטובת עסק אחר).
הפיתרון:
יצירת תהליך חידוש אוטומטי באמצעות Smoove:
הזנו את כל רשימות הדומיינים אל המערכת עם תאריכי הסיום שלהם, כאשר הטריגר לתחילת התהליך הוא תזמון לפי תאריך. חודשיים לפני מועד חידוש הדומיין - נשלח מייל תזכורת ללקוח יחד עם לינק למערכת סליקה מסודרת, על מנת שיסדיר את התשלום.
במידה והלקוח לא הגיב למייל, הגדרנו במערכת שיקבלו שוב אותו המייל כעבור חודש. במידה וגם למייל זה לא תגיע תגובה - כעבור שבועיים ישלח אליו מסרון עם לינק למערכת הסליקה. אם גם למסרון לא תהיה תגובה מצידו של הלקוח - שבוע לפני מועד החידוש, מנהלת המשרד תקבל התראה במייל ליצור עמו קשר טלפוני.
בתהליך זה השתמשנו בפיצ'ר החדש "עדכן איש קשר", שמאפשר לעדכן נתונים תוך כדי תנועה ולהגדיר פעולות המשך בהתאם. במקרה הנ"ל הערך המשתנה הוא תאריך עדכון הדומיין ( פלוס שנה).
כמובן שכל התהליך יתחיל שוב באופן אוטומטי, חודשיים לפני תום התאריך החדש.
בנוסף, מעבר לתהליך הרישום החדש, בתחילת כל התהליך ובמקביל לשליחת המייל הראשון, יישלח מסרון לטובת טיוב נתונים.
תוצאות:
חיסכון בזמן: כל התהליך מתבצע באופן אוטומטי. הזמן שמנהלת המשרד השקיעה באיתור המנויים, ובשיחות הטלפוניות מולם נחסך ומתבצע על ידי המערכת. אל מנהלת המשרד מגיעים אך ורק מנויים שלא חידשו בעצמם את הדומיין, ולכן השיחות מאוד ממוקדות.
חוויית השירות : הלקוח יכול בזמנו החופשי לעדכן את דמי המנוי, דרך מערכת הסליקה המקוונת, ולקבל תזכורת של חודשיים מראש, מה שלא התאפשר בשיטת העבודה הקודמת.
עדכון נתונים: חידוש המנוי באופן אוטומטי יוצר הזדמנות טובה לטייב פרטי איש קשר, ולמנוע שגיאות תקשורת בעתיד.
השורה התחתונה
למרות שמקובל לייחס תהליכי אוטומציה בעיקר למכירות והנעת לידים, ניתן לראות שגם תהליכים פנים ארגוניים חשובים יכולים להתייעל בעזרת המערכת. הפיצ'ר החדש "עדכן איש קשר" משדרג את היכולות האוטומטיות של המערכת ובעיקר מפנה זמן יקר.
אין ספק שכאשר תהליכים פנים אירגוניים נעשים אוטומטיים ויעילים, כל הפן השירותי שפונה ללקוחות החברה, משתדרג פלאים.