מענה אוטומטי במערכת הדיוור מאפשר לכם, בעלי העסק או החברה, לתחזק ולתפעל את מערכת היחסים שלכם עם הלקוחות. וכידוע תחזוק מערכת יחסים מכל סוג שהיא, מצריכה מחשבה תחילה, משאבים וזמן, במיוחד כאשר מדובר בתחזוק מערכת יחסים עם קהל לקוחות מגוון. אופציית המענה האוטומטי פותרת את בעיית "תחזוק" מערכת היחסים עם קהל הלקוחות בפשטות וביעילות באמצעות שליחת ניוזלטרים קבועים מראש. על יתרונות המענה האוטומטי במערכת הדיוור האלקטרוני במאמר שלפניכם.
מהו ניוזלטר?
אם בעבר חברות וארגונים נהגו לתקשר עם לקוחותיהם באמצעות שליחת דואר ידני, מטלה מפרכת וסיזיפית בפני עצמה, כיום קו התקשורת העיקרי הוא באמצעות שליחת דואר אלקטרוני או בטרמינולוגיה השגורה בפינו כיום: אימיליים. הניוזלטר הוא מכתב מקוון אשר מכיל תכנים הנוגעים לפעילות העסק, מוצרים חדשים, מבצעים מפתים, חדשות שוטפות או "סתם" מידע שימושי, הנשלח אל רשימת התפוצה במערכת הדיוור. ככל שהניוזלטר יהיה מעניין יותר, מסקרן יותר ומעוצב בצורה חדשנית, כך גוברים הסיכויים שהלקוחות יפתחו את המייל ויקראו בו. כמובן שיש להקפיד לשלוח את הניוזלטרים לקבוצות מפולחות ברשימת הדיוור, בהתאם לקריטריונים שהגדרתם מראש, אך שליחה של ניוזלטר בודד אינו משיג דבר, גם שליחה של חמישה ניוזלטרים לא תביא תוצאות, שכן המטרה של שליחת הניוזלטר היא ליצור תקשורת ומערכת יחסים קבועה והמשכית עם הלקוחות. בדיוק כאן נכנס לתמונה השימוש במענה האוטומטי במערכת הדיוור.
מהו המענה האוטומטי במערכת הדיוור וכיצד הוא פועל?
המענה האוטומטי היא פונקציה הקיימת במערכת דיוור חכמה המאפשרת שליחת ניוזלטרים מתוזמנת מראש ללקוחות שנרשמו אל רשימת הדיוור שלכם, הודעות כגון: מידע טכני על הזמנת מוצר וזמן הגעתו אל בית הלקוח אם מדובר בשליח למשל, ברכות איחולי שנה טובה או יום הולדת שמח, שליחת מייל תודה על הצטרפות למועדון החברים או אפילו למתעניינים, שליחת עדכונים שוטפים ועוד. כיצד המענה האוטומטי פועל? לאחר שיצרתם מראש את הודעות המעקב (תבניות מובנות מראש היא אופציה מצוינת לעיצוב הניוזלטרים הקבועים) תוכלו לבחור את קבוצת הנמענים בהתאם לרשימות הדיוור המפולחות (על פי גיל או מיקום גאוגרפי למשל), בוחרים את נושא ומועד המשלוח, מנקודה זו מערכת הדיוור תפעל על "טייס אוטומטי" ותשלח את כל הניוזלטרים שהוכנו מראש, על פי לוחות הזמנים שהגדרתם.
היתרונות במערכת המענה האוטומטי
אין צורך להיות זמינים 24 שעות ביממה. המענה האוטומטי מאפשר לכם "לנשום" ולחיות, כלומר, גם אם תטוסו לנפוש במהלך החגים בחו"ל, עדיין איילת תקבל מידע אוטומטי על מועד הגעת הארון שהזמינה, ישירות אל המייל שלה, כך שאתם תוכלו לנפוש ולבלות מבלי לדאוג לפעילות השוטפת של העסק.
מפחית מעומס העבודה השוטפת. מערכת המענה האוטומטי מאפשרת הפחתה משמעותית מהעומסים הכבדים שנמצאים בכל עסק שכן, אם השכלתם ליצור שליחת הודעות המבוססת על תאריכים למשל, המענה האוטומטי ידאג לשליחת ההודעות מבלי כל התערבות מצדכם לדוגמא: בימי הולדת של לקוחות, ימי נישואין, ברכות לחגים ועוד.
שליחת תזכורות. המענה האוטומטי מאפשר שליחת תזכורת בזמנים מדויקים, פונקציה שמישה ביותר כאשר למשל מזמינים מוצר מסוים מחו"ל, המערכת שולחת הודעת תזכורת ללקוח כי המוצר ממתין בחנות ואם הוא טרם אסף אותו, ניתן להגדיר שליחה אוטומטית של תזכורת נוספת או כאשר עסק המתפקד כמחסן תחפושות להשכרה שולח תזכורת באמצעות המענה האוטומטי לקראת חג הפורים ומעדכן לגבי מלאי התחפושות במחסן בכל רגע נתון ועוד שלל אפשרויות.
הודעות עוקבות. שליחת הודעות עוקבות היא אחד היתרונות המובהקים ביותר של המענה האוטומטי שכן היא מאפשרת שליחה קבוע של הודעות על פי לוח זמנים שקבעתם מראש. לצורך הדוגמא כאשר לקוח מסוים מצטרף אל מועדון החברים דרך אתר החברה, מיד לאחר שליחת הודעת תודה על ההצטרפות, תוכלו להגדיר עבור אותו לקוח כי הוא יקבל אחת לשבוע ניוזלטר מהחברה בדיוק באותו יום ובאותה שעה, בשבוע העוקב וכן הלאה. למחרת הצטרף לקוח נוסף אל רשימת הדיוור, המערכת תבצע את אותו הדבר בדיוק עבור הלקוח השני, בזמנים שונים אך על אותו עיקרון חד שבועי ובאופן מדויק. כלומר, היתרון הוא בשליטה מוחלטת שלכם על שליחת ההודעות.
יצירת FOLLOWUP אפקטיבי. המענה האוטומטי מאפשר יצירת f.u מקוון. מעטים האנשים אשר זקוקים לניוזלטר בודד על מנת לבצע רכישה, מרביתם זקוקים ללא מעט תזכורות מטעמכם, כאן נכנס לתמונה המענה האוטומטי של מערכת הדיוור, אם נקודת המוצא היא שלקוח שנרשם לרשימת התפוצה מביע עניין במוצרים או בשירות שאתם מציעים, כל שנדרש מכם הוא התמדה וסבלנות עד שתתבצע רכישה בפועל. המענה האוטומטי מאפשר פנייה חוזרת אל הלקוח במייל, באמצעות יצירת f.u אטרקטיבי ומעניין, תוך שילוב שליחת SMS.
שורה תחתונה
המענה האוטומטי במערכת הדיוור הוא כלי משני הכרחי ליצירת מערכת יחסים מקוונת ומתוחזקת עם קהל הלקוחות שלכם ומגדיל את הסיכוי לביצוע רכישה.